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GO ON® - VM (Vertragsmanagement)

Sie suchen eine Software:

  • für Ihr papierloses Büro?
  • mit einer leistungsfähigen Datenbank für Ihr Vertragswesen / Ihre Dokumente?
  • die alle Verträge / Dokumente Ihres Unternehmens schnell, sicher, einfach und zu jeder Zeit an jedem Ort sofort abrufbar macht?
  • die alle Fristen, Termine und Wiedervorlagen, unabhängig ob einmalig oder wiederkehrend überwacht?
  • die eine Vielzahl weiterer Funktionen wie Workflow-Bearbeitung, Reports/Auswertungen, Grafikdarstellungen, automatische Email-Versendung, Rechteverwaltung usw. bietet?
  • die individuell nach Ihren Anforderungen konfiguriert werden kann?
  • die nach modernen technischen Gesichtspunkten programmiert wurde?
  • die einfach in der Bedienung ist?
  • die nicht viel kostet?
  • von Praktikern für Praktiker?

Dann haben Sie mit GO ON® - VM (Vertragsmanagement) Ihre Lösung gefunden!

Die herausragenden Vorteile von GO ON® - VM sind:

  • einfache Bedienung 
  • individuelle Konfiguration
  • günstigen Anschaffungskosten
  • moderne Browsertechnik (lauffähig unter Windows, Linus, iOs, Android)

Verträge / Dokumente sind die Verbindung Ihres Unternehmens zu Ihren Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Kreditgebern und allen sonstigen Dienstleistern. Das betrifft z.B. Arbeits-, Wartungs-, Miet-, Leasing-, Versicherungs-, Strom-, Gesellschaftsverträge wie auch Satzungen, Rezepte, Bedienungsanleitungen, UVV-Verträge, Überwachung gem. Medizinproduktegesetz, Rechnungen, Mahnungen und vieles mehr.

Wenn Sie kurz nachdenken, werden Sie selber überrascht sein, wie viele Vertragsarten / Dokumente es gibt und was das an Papiermengen sind. Wenn gesetzliche Vorgaben von Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden, müssen die Papierberge ja auch irgendwo gelagert werden. 

Unverzichtbar ist das Verwalten dieser Verträge / Dokumente. Das bloße Ablegen von Verträgen / Dokumenten in Ordnern bzw. die statische Erfassung in Excel-Tabellen, Explorerverzeichnissen, "Findern" und ähnliche Techniken ist uneffektiv, teuer und zum Schluss auch gefährlich, wenn Unterlagen nicht mehr auffindbar sind. 

Unverzichtbar ist daher ein spezielles und professionell auf Sie zugeschnittenes Vertrags- / Dokumentenmanagement!

Das professionelle Verwalten von Verträgen / Dokumenten stellt die Weiterentwicklung in Richtung eines proaktiven, entscheidungs- und risikoorientierten Vertragsmanagements über alle Stadien eines Vertrages / Dokuments dar. So werden Sie z.B. pro aktiv per Mail über Termine informiert. Dabei können Sie individuelle Erinnerungsfunktionen hinterlegen, wie z.B. die Vorwarnung, dass ein Vertrag demnächst gekündigt werden kann. Reagieren Sie nicht, verlängert sich der Vertrag automatisch und das Vorwarndatum wird für die nächste Kündigungsmöglichkeit neu berechnet.

Weitere Anforderungen an ein Vertragsmanagement sind:

  • Durch zusammengefasste Verträge besteht die Notwendigkeit, bestehende Verträge zu trennen und organisatorisch getrennt aufzubewahren.
  • Kündigungsfristen (z.B. für Preisanpassungen) sind zu beachten.
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind zu beachten
  • Sevice-Level von Verträgen sind zu überwachen, insbesondere deren kostenrelevante Auswirkungen.
  • Geschuldete Leistungen, insbesondere von Lieferanten sind zu überwachen.
  • Rechtliche Änderungen sind in Verträgen zu berücksichtigen.
  • Betroffene Mitarbeiter müssen jederzeit Zugriff auf Verträge / Dokumente haben.
  • Verträge / Dokumente müssen schnell hinterlegbar via Scanner und verfügbar sein
  • Stichwortsuche über alle Vertrags- / Dokumenteninhalte.
  • Neue Verträge müssen effizient erstellt werden können.
  • Vertragsversionen müssen zentral verfügbar sein, dennoch über Zugriffsrechte beschränkt werden können.
  • Vermeidung der Unwirksamkeit von Verträgen oder Vertragsteilen.
  • Vermeidung der Einrede für die Verjährung seitens des Vertragspartners.
  • Vermeidung von Verzugsschäden durch rechtzeitige Erfüllung der eigenen Vertragspflichten.
  • Vermeidung der Inanspruchnahme wegen Schlechterfüllung durch stringente Vertrags- und Leistungskontrolle,
  • Vermeidung der persönlichen Haftung der Geschäftsführung.
  • Revisionssichere Ablage.

Das sind nur einige Beispiele, die die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen / Dokumenten als zentralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit und somit des Risikopotentials eines Unternehmens aufzeigt. Schnell wird klar, dass das bloße Speichern von Verträgen / Dokumenten nicht reicht.  

  • Entscheidend ist:
  • die strukturierte Erfassung der wesentlichen Inhalte von Verträgen / Dokumenten auf einen Blick.
  • automatische Fristenkontrolle
  • Wiedervorlage
  • Datenüberwachung mit automatischer Rückmeldung.
  • Sicherungen von Vertraulichkeit und die Zuteilung individueller Eingabe-, Lese- und Schreibberechtigungen mit Zugangsrechteverwaltung.

GO ON® - VM leistet alle diese Anforderungen und noch viel mehr! 

Wie ist das möglich?

GO ON® - VM ist von erfahrenen Praktikern entwickelt, die sich seit über 20 Jahren wissenschaftlich und theoretisch mit Systemen für das Dokumentenmanagement beschäftigen. Im Zusammenspiel mit engagierten Programmierern und Kunden aus unterschiedlichen Branchen ist die Software dann zu dem gereift, was sie heute ist. Da sie individuell konfiguriert wird, benötigen Sie nicht eine Software für Verträge, eine Software für die Überwachung gem. Medizinproduktegesetzt, eine Software für..... - nein Sie können wirklich alles mit dieser einzigen Software abbilden!

Vorteile von GO ON®: 

  • Reduzierung der Risiken aus Verträgen, da höhere Transparenz. 
  • Effizientes Vertragscontrolling und Revisionssicherheit.
  • Elektronisches Knowledge-Management reduziert die Zeiten für Vertragsrecherche
  • Höchste Sicherheit und Vertraulichkeit durch ein work-flow basiertes Berechtigungskonzept
  • Schnelle Entscheidungsunterstützung aufgrund elektronisch verfügbarer Verträge und Analysen.
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten für die Vertragserstellung und Vertragsverwaltung.
  • Verbessertes Genehmigungsverfahren und Qualitätsmanagement.
  • Realisierung des vollen Ertragspotentials von Verträgen z.B. durch Identifikation nicht benötigter Leistungen.
  • Verhinderung der Verjährung von Ansprüchen.
  • Vermehrung von Anspruchsgrundlagen durch Dokumentation der Vertragsverhandlungen.
  • Individuelle Konfiguration, so dass Sie Ihre Wünsche und Anforderungen berücksichtigt werden.
  • Papierloses Büro, reduzierte Lagerkapazitäten und Wegezeiten
  • Kostenreduktion bei Prozess-, Verwaltungs- und Datenhaltungskosten  von bis zu 80%! 

 Funktion von GO ON® - VM: 

  • Sie erstellen individuelle Rubriken von Vertrags- / Dokumentenarten wie z.B. Arbeitsverträge, Wartungsverträge oder unterteilen nach Lieferanten, nach Produkttypen usw. Zu diesen Rubriken laden Sie dann gleich die entsprechenden Verträge / Dokumente. D.h. Sie sammeln mit Hilfe der Software die Verträge an einer zentralen Stelle. Sie erhalten natürlich eine Funktion, mit deren Hilfe Verträge / Dokumente eingescannt werden, die über eine automatische Verknüpfungsfunktion direkt vom Scanner in die Software übertragen werden. Einfacher und schneller geht es nicht!
  • Sie strukturieren die Verträge mit Hilfe von sogenannten Metadaten (Vertragsnummer, Kosten, Fristen, Bezeichnungen,....). Das Einzigartige dieser Software ist, dass Sie diese Metadaten individuell konfigurieren können. Das hebt unsere Lösung von Mitbewerberlösungen ab. Mit diesen Metadaten können Sie später Auswertungen und Suchfunktionen durchführen.
  • Über eine Stichwortsuche findet die integrierte Suchmaschine alle Begriffe in den Verträgen / Dokumenten, so dass Sie sich die Bezeichnung der Verträge / Dokumente nicht merken müssen. 
  • Eine umfassende Mandanten- und Rechteverwaltung steuert die Zugriffe, so wie Sie es wünschen. D.h. Sie greifen  mandantenübergreifend oder auch nur auf Ihren Mandanten. So werden auch alle datenschutzrechtlichen Aspekte eingehalten, da ja nicht jeder Benutzer z.B. auf Arbeitsverträge zugreifen soll. 
  • Die Software informiert über Zeitpunkte (Überwachung, Überprüfung, Ende usw. mit entsprechender Vorwarnung). Die Warnfunktionen laufen automatisch über ein integriertes Mailsystem. D.h. Sie erhalten eine Mail mit einem Link und werden direkt zu dem entsprechenden Vertrag geführt.
  • Umfangreiche Auswertungen mit Exportfunktion in Officelösungen machen die Software zu einem Steuerungs- und Interventionsinstrument.
  • Mit der Software können Sie aber auch weitere Themen abarbeiten wie z.B. die zentrale Verwaltung von Bewerbungsunterlegen, die an unterschiedlichen Standorten eingereicht werden, Zugriff von Außendienstmitarbeitern auf Versicherungsverträge, Dokumente, laden von Bedienungsanleitungen / Montageanleitungen durch Techniker und auch durch Kunden....- den Ideen sind da keine Grenzen gesetzt.
  • Da wir auch Hersteller der Software sind, ist es ein Einfaches auch individuelle Lösungen gemeinsam zu entwickeln. Unsere Kunden sind Universitäten, Kliniken, Seniorenheime, Kommunen, Anwaltskanzleien, Arztpraxen, Großküchen, technischer Außendienst, Handwerksbetriebe, Verlagen, Zeitarbeitsfirmen und Handelsunternehmen.

Natürlich handelt es sich hier um eine moderne Browserlösung, wie alle unsere erfolgreichen Lösungen. Sie benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät (alle üblichen Gerätetypen und Betriebssysteme) und schon kann es losgehen. Die Software kann auf Ihrem Serversystem installiert werden oder als „Cloud“-Lösung genutzt werden, so wie Sie es wünschen.

Sie erhalten die Software zudem zu einem unschlagbar günstigen Preis - selbstverständlich mit unlimitierten Benutzerzugriffen und unlimitierter Anzahl von Verträgen sowie einer immer hilfsbereiten Hotline.

Haben wir auch Ihr Interesse geweckt?

  • Melden Sie sich für eine kostenlose und unverbindliche Präsentation von GO ON® - VM. In nur wenigen Minuten zeigen wir Ihnen „online“ die Software.
  • Einen ersten Eindruck erhalten Sie mit dem angehängten Katalog (PDF).
  • Sie können sich auch gleich hier einen ca. zehnminütigen Demofilm anschauen (bitte Lautsprecher einschalten): Präsentation hier klicken  Nach der Präsentation klicken Sie auf den "Pfeil nach links" und kommen so zu rück zu dieser Website.  

GODO Systems GmbH ist ein modernes und innovatives Unternehmen. 1.700 Installationen und täglich über 70.000 Anwender sprechen für sich. Wir bieten u.a. auch Softwarelösungen für das Qualitätsmanagement, Beschwerdemanagement, Dienstplanung / Zeiterfassung und elektronische Stecktafeln (Tourenplanung), Dokumentation und Abrechnung von Einrichtungen im Sozialwesen. 

Dafür stehen achtzig engagierte Mitarbeiter/innen, die Sie für unsere Lösungen begeistern werden.

Wir freuen uns auf Ihren Anruf (02131 / 29847- 0) oder Ihre Mail (info@godo-systems.de). 

Das sagen unseren Kunden:

Wir scannen alle Verträge ein und haben uns ein individuelles System zur Ablage in GO ON erstellt. Andere Programme waren fix strukturiert, so dass da viele Bereiche vorhanden waren, die wir gar nicht benötigen. Andererseits fehlten für uns wichtige Bereiche, die wir dann für zusätzliche Kosten hätten programmieren lassen sollten. Anfangs hatten wir uns Programme angeschaut, die angeblich kostenlos waren. Schnell wurde jedoch klar, dass es diese Programme nur mit minimalen Funktionen kostenlos gibt. So konnte man z.B. nur 10 Verträge kostenlos einstellen, dann musste man bezahlen und es wurde dann richtig teuer. Wir fühlten uns da etwas veräppelt und wir wussten nicht, was da noch an Kosten auf uns zukommt. Dann doch lieber einen guten und fairen Preis, wobei man dann aber auch alle Funktionen hat und sicher ist, dass es da nicht noch versteckte Kosten gibt. Ich kann GODO nur empfehlen. Waltraut Ebert, zentrale Verwaltung von fünf Pflegeheimen        

Unsere Monteure benötigt die jeweils aktuellen Reparatur und Ersatzteillisten und eine Information der Wartungstermine. Diese können nun "online" an jedem Ort abgerufen werden oder werden automatisch per Mail durch die Software versendet. Zusätzlich hinterlegen wir unsere Angebote, die dann nach einer vorgegeben Zeit auch automatisch per Mail an den Außendienst gesendet werden. Heinz Slupinski, Kälte und Klima

Alle Versicherungsverträge, Wartungsverträge, die zeitkritisch sind, werden nun sehr einfach über das Vertragsmanagement von GODO verwaltet. Früher wurde viel vergessen. Seitdem wir nun durch die Software erinnert werden, läuft es richtig gut und das für kleines Geld. Gerd Filles, Handelsvertretung

Wir wissen gar nicht mehr, wie wir das früher alles überwacht haben. Wir haben lange nach einer Lösung gesucht. Entweder war es zu teuer oder wir konnten unsere Vorstellungen nicht abbilden. In der Vertragssoftware GO ON kann man alles individuell einstellen und erhält dann auch die Meldungen, die wir benötigen. Gut sind auch die Auswertungen, so dass wir nun auch alle Kosten unserer Verträge kennen. Frank Herder, Klinik

Mit GO ON – VM unterstützt unsere Standesbeamten bei allen Vorgängen, für die sie nach dem Personenstandsgesetz zuständig sind. Standesämter stehen dabei vor der Herausforderung, dass viele Dokumente mit sehr langen Aufbewahrungsfristen (bis zu 110 Jahre) belegt sind. Dies gilt nicht nur für Dokumente des Personenstandsregisters, sondern auch für die relevanten Schriftstücke, die sie für ihre Entscheidungsfindung benötigen. Diese werden in separaten Sammelakten verwahrt. Um der dabei anfallenden Papierflut Herr zu werden, erlaubt der Gesetzgeber gemäß § 22 Personenstandsverordnung die Führung einer elektronischen Sammelakte. Wir arbeiten jetzt nach einem einheitlichen Ablagesystem, für jeden einsehbar. Gerade bei Folgevorgängen, wie der Geburt eines Kindes nach der Eheschließung, in der Arbeitsvorbereitung oder in Vertretungsfällen. Sammelakte per Mausklick öffnen, einsehen, fertig!“ Weiterer Vorteil ist die Eindämmung der Papierflut. Kopien sowie die aufwendige und platzintensive Ablage in Archiven entfallen. Vorgänge können elektronisch weitergeleitet werden, ganz ohne Papier und Hauspost. Britte Weiler, Standesamt


  

  

 

     

 

 

  

 

      

 

 

 

 


weitere Information zum Herunterladen

Prospekt_GO_ON_VM_17.pdf