Altenhilfe

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Kriterien für die Auswahl einer EDV-Pflegedokumentation

Pflegedokumentationssoftware für die stationäre Altenhilfe

Die Pflegedokumentation als Softwarelösung muss bestimmte Kriterien erfüllen, die unerlässlich für den erfolgreichen Einsatz sind. Wesentliche Anforderungen sind:  

  • Abbildung aller gesetzlichen Vorgaben
  • Abbildung aller pflegewissenschaftlichen Vorgaben
  • Abbildung aller Aufgaben im praktischen Pflegealltag
  • Akzeptanz - auch bei nichtgeübten EDV-Anwendern
  • Zeitnahe und einfache Datenerfassung - möglichst auch mobil
  • Integration in ein Software-Gesamtkonzept
  • Auswertungs- / Controllingfunktionen
  • Fachliche Begleitung / Verfügbarkeit Hotline
  • Überschaubare Schulungsaufwendungen
  • Notfallkonzept bei Serverausfall
  • Gesunder Softwarelieferant
  • Gutes Preis-/Leistungsverhältnis
  • Aktuelle Technik - z.B. Browserlösung/Cloud
  • Gewinnung echter Zeit- und Kostenvorteile 

Grundlage einer Pflegedokumentationssoftware ist die Abbildung der gesetzlichen Vorgaben gem. § 113 SGB XI und den sich daraus abgeleiteten internen und externen Qualitätsvorgaben. Dazu gehört z.B. auch die Abbildung der aktuellen Expertenstandards und Transparenzkriterien. Die Software muss so gestaltet sein, dass sie alle Prüfungen durch den MDK, die Heimaufsicht sowie durch ein internes Qualitätsmanagement besteht. Da nicht alle Qualitätsvorgaben eindeutig definiert sind, sollte der Softwarelieferant über nachweisbares und langjähriges Fachwissen zum Thema Pflegedokumentation verfügen. Aussagen, dass alle Möglichkeiten nach Kundenvorgabe umgesetzt werden können, deuten eher darauf hin, dass dieses Fachwissen nicht optimal vorhanden ist. Zudem sind damit nicht unerhebliche finanzielle Risiken verbunden. 

Neben den gesetzlichen Anforderungen müssen auch die pflegewissenschaftlichen Vorgaben stets aktuell abgebildet werden. In Deutschland arbeiten die meisten Einrichtungen nach dem Pflegemodell der „Fördernden Prozesspflege“ von Frau Prof. Monika Krohwinkel und verwenden dabei die dort integrierte Strukturierungshilfe, die seit dem Jahr 1999 als ABEDL® bezeichnet wird (früher AEDL!). Natürlich muss eine Software auch in der Lage sein, sämtliche andere Pflegemodelle abzubilden. 

Das schnelle Reagieren auf geänderte Anforderungen muss sicher gestellt sein. Nachgewiesen werden kann dies mit dem Aufzeigen der Historie von Updates und einer Liste mit aktualisierten Inhalten. Wichtig ist, dass die Updates kompatibel und aufeinander aufbauend sind. Vorhandene Daten dürfen nicht überschrieben werden.  

Neben den gesetzlichen und pflegewissenschaftlichen Anforderungen spielt natürlich der praktische Pflegealltag mit all seinen komplexen Abläufen eine wichtige Rolle. Eine Software muss in der Lage sein, alle Abläufte der täglichen Praxis abzubilden. Im Laufe der Jahre sind weit über 300 Softwareanbieter auf den Markt gekommen, die alle mehr oder weniger die Schritte des Pflegeprozesses „grob“ abbilden können. Jede Software kann heutzutage mehr oder weniger eine Anamnese, Biografie, Pflegeplanung sowie die Verordnungen und Maßnahmenbestätigung abbilden. Der Unterschied zeigt sich aber schnell in der praktischen und detaillierten Umsetzung dieser Themen. In Präsentationen lassen sich diese tiefgehenden Funktionen kaum abfragen. Daher sollte man sich in einer Präsentation zumindest bestimmte Themen zeigen lassen.

Problematisch sind Themen wie eine umfassende Wunddokumentation, Umgang mit Betäubungsmitteln (neu gelieferten BTM´s bei gleicher Verordnung mit unterschiedlichen Rezeptnummern bei noch vorhandenen BTM-Beständen), Umgang mit Generika bei den Verordnungen (wie viele Schritte sind nötig, um diese Veränderungen abzubilden), Insulingabe unter Berücksichtigung von veränderten BZ-Grenzwerten,.... um nur einige wenige Fragestellungen aufzuzeigen. Hier trennt sich schnell die Spreu vom Weizen.  

Der wesentliche Erfolgsgarant ist die Bedienung der Software, zumal gerade oftmals ungeübte EDV-Anwender mit der Software arbeiten werden. Schlagworte wie „einfache Bedienung“ oder „erlernbar in wenigen Minuten“ reichen nicht aus. Der Softwarelieferant sollte sein durchdachtes Konzept erläutern, sowie erklären warum die Bedienung einfach ist. Eine Pflegedokumentationssoftware muss ein durchgängiges Bedienungskonzept aufweisen. So muss jedem Anwender verständlich sein, wo er sich gerade befindet und wohin er mit möglichst wenigen „Klicks“ hinkommt. Klar strukturierte Masken mit einer möglichst grafisch gestalteten Nutzerführung sind unerlässlich. Es ist darauf zu achten, dass die Themen wie Anamnese, Risikoeinschätzungen, Expertenstandards, Biografie, Pflegeplanung, Maßnahmenlisten miteinander verknüpft sind. Nur so lassen sich Doppelerfassungen vermeiden und einmal erfasste Informationen an jeder erforderlichen Stelle abrufen.

Neben einer Nutzerführung über Maus/Tastatur sollte zumindest auch die Möglichkeit einer Touchfunktion vorhanden sein. Erfahrungen zeigen, dass gerade ungeübte Anwender mit dieser Möglichkeit der Bedienung sehr gut zurechtkommen. Anmeldefunktionen mit Hilfe von „Schlüsseln“ sollten das schnelle An-/Abmelden unterstützen.  

Um den Anforderungen einer zeitnahen Erfassung und Bestätigung von Maßnahmen  gerecht zu werden, sollte die Möglichkeit von mobilen Datenerfassungsgeräten vorhanden sein. Während sich Barcodeleser und Handheld´s/PDA´s als wenig praktikabel erwiesen haben, sollten z.B. Tablet-Pc´s, die via WLan oder via Browserzugriff bedient werden können als Möglichkeit aufgezeigt werden.  

Vorteile einer EDV-Pflegedokumentation kommen  noch besser zur Geltung, wenn die Software in ein Gesamtkonzept eingebunden werden kann. Es sollte aber nicht nur eine Heimverwaltung (Verwaltung/Faktura) vorhanden sein, sondern auch ein verknüpfter Dienstplan. So lassen sich z.B. aus den vereinbarten LQV´s in Kombination mit der Pflegedokumentation optimale Personaleinsatzplanungen generieren, die dann im Dienstplan berücksichtigt werden. Auch sollte die Pflegedokumentationssoftware mit einer Software für das Qualitätsmanagement verknüpft werden können. 

Zwecks Verbessungen in der Ablauforganisation sollten Auswertungen und Statistiken vorhanden sein. Es sollte immer die Möglichkeit geben, dass Listen im Programm selber individuell erzeugt werden können. Eine Verknüpfung zu Office-Lösungen ist zusätzlich anzuraten. 

Zur Umsetzung sollte ein geschultes und mit der Praxis vertrautes Personal vorhanden sein. Man sollte sich dazu die Qualifikationen der Schulungsperson(en) aufzeigen lassen. Theoretisches Wissen reicht nicht, um den Pflegealltag praxisnah in Kombination mit den vorhandenen Abläufen zu erklären. 

Die Hotline sollte tagsüber durchgängig verfügbar sein. Supportmöglichkeiten am Wochenende und zu Feiertagen sollten gegeben sein, da die Pflegedokumentation 24 Stunden am Tag das ganze Jahr im Einsatz ist.    

Ein weiteres Thema sind Schulungen. Eine Pflegedokumentationssoftware sollte mit einem fest definierten Aufwand eingeführt werden. Bei einer normalen Einrichtung mit 80 bis 100 Bewohnern sollten nicht mehr als maximal 6 – 7 Tage Schulung inkl. der Systemeinstellungen erforderlich sein. Darauf achten sollte man, dass dann aber alle Themen und nicht nur wichtige Themen geschult werden. Wenn mehr Tage benötigt werden, spricht das nicht für eine einfach zu bedienende Software. Die Software sollte mit Inhalten gefüllt sein, die sich dann verändern lassen. Es sollte vermieden werden, dass tagelang Tabellen erstellt werden müsen.   

Aufzeigen lassen sollte man sich auch immer ein Notfallkonzept. D.h. was passiert im Fall, wenn der Server ausfällt. Hier gibt es diverse Lösungen.  

Da eine Softwarelösung immer auch eine Investition in die Zukunft ist, sollte der Softwarelieferant einer genauen Prüfung unterzogen werden. Aussagen, ob der Lieferant gesund ist, erhalten Sie kostenlos über den „Bundesanzeiger“ im Internet. Ein Lieferant ist dann für die Zukunft gerüstet, wenn nachhaltig Gewinne generiert werden. Allein hohe Umsätze sind kein Garant für eine abgesicherte zukünftige Zusammenarbeit. Eine genaue Betrachtung sollte auch auf das haftbare Kapital vorgenommen werden. Gesunde Unternehmen sind auch bereit, in die Zukunft zu investieren.  

Neben den Anschaffungskosten sollten immer auch die monatlichen Gebühren verglichen werden. Zunächst günstige Anschaffungskosten können durch hohe monatliche Gebühren für die Softwarepflege schnell „aufgefressen“ werden. Leider ist dieses Thema teilweise kaum zu durchschauen, weil Zusatzkosten versteckt sein können. Hier sollten alle Kosten verglichen werden, also auch mögliche Zusatzkosten. Neben diesen Kosten sind auch immer Schulungskosten einzuplanen. Anbieter, die mit geringsten Schulungskosten werben, sind einer genauen Betrachtung zu unterziehen, damit sich dann nicht später Überraschungen ergeben. Diese komplexe Thematik kann nicht mit „einem Tag Schulung“ umgesetzt werden, sofern nicht wichtige Themen fehlen. 

Bei dieser kurzen Betrachtung zeigt sich, dass viele Aspekte berücksichtigt werden müssen, damit die geplanten Ziele auch erreicht werden können. Die Auswahl an "guten" Softwarelösungen für die Pflegedokumentation sind begrenzt. Wenn Sie die o.g. Aspekte erfüllt haben wollen und viele weitere Vorteile einer ausgereiften Software nutzen wollen, sollten Sie sich unter GO ON – Pflegedokumentation GO ON – Pflegedokumentation informieren.