Die ausgereifte Software für die Sucht- / Wohnungslosenhilfe. Wir haben die optimale Lösung für jeden. Innovativ. Aktuell. Benutzerfreundlich.
GO ON® – eAkte ist Ihre moderne Software für das Vertrags- und Dokumentenmanagement.
GO ON® – eAkte ist keine Software von der Stange, da sie nach Ihren Vorgaben individuell konfiguriert wird.
GO ON® – eAkte ist eine moderne und durchgängige Browserlösung mit SQL-Datenbanktechnik.
Unsere Software kann entweder auf Ihrem Serversystem oder sehr kostengünstig in unserem Rechenzentrum (Hosting) installiert werden. Bei dem „Hosting“ handelt es sich um eine „rundum-sorglos-Lösung“. Sie erhalten einen Zugriff auf die Software und schon geht es los. Wir kümmern uns um alles vom Datenschutz bis hin zu Updates usw.
Eine Browserlösung bietet Ihnen viele Vorteile wie:
kein Installations- und Wartungsaufwand bei Endgeräten von Benutzern.
problemloser Anschluss auch entfernter Einrichtungen, da nur eine geringe Bandbreite erforderlich ist (es werden keine „dicken“ Leitungen benötigt).
einfache Integration von mobiler Datenerfassung – Zugriff von jedem Ort zu jeder Zeit mit voller Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorgaben (Stichwort: Homeoffice). Sie benötigen lediglich einen Browser (Internetzugang).
die benötigten Softwarevoraussetzungen (Application Server, relationale Datenbank, Internet Browser) können sämtlich über frei verfügbare Open Source Produkte realisiert werden – d.h., Lizenzkosten für viele Hunderte von Euros´s entfallen.
Hohe Ausfallsicherheit, da bei Ausfall der Internetleitung einfach mit mobilem Internet weiter gearbeitet werden kann.
Verwendung aller Betriebssysteme (Windows, Android, iOS) und Gerätetypen auf den Endgeräten.
Hohe Sicherheit durch Einhaltung aller Vorgaben zum Datenschutz.
Verträge / Dokumente / Vorgänge / Fälle sind die Verbindung Ihres Unternehmens zu Ihren Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Kreditgebern und allen sonstigen Dienstleistern. Das betrifft z.B. Arbeits-, Wartungs-, Miet-, Leasing-, Versicherungs-, Strom-, Gesellschaftsverträge wie auch Satzungen, Rezepte, Bedienungsanleitungen, UVV-Verträge, Überwachung gem. Medizinproduktegesetz, Rechnungen, Mahnungen und vieles mehr.
Wenn Sie kurz nachdenken, werden Sie selber überrascht sein, wie viele Vertragsarten / Dokumente / Vorgänge / Fälle es gibt und was das an Papiermengen sind. Wenn gesetzliche Vorgaben von Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden, müssen die Papierberge ja auch irgendwo gelagert werden.
Unverzichtbar ist das Verwalten dieser Verträge / Dokumente / Vorgänge / Fälle. Das bloße Ablegen von Verträgen / Dokumenten in Ordnern bzw. die statische Erfassung in Excel-Tabellen, Explorerverzeichnissen, „Findern“ und ähnliche Techniken ist uneffektiv, teuer und zum Schluss auch gefährlich, wenn Unterlagen nicht mehr auffindbar sind.
Unverzichtbar ist daher ein spezielles und professionell auf Sie zugeschnittenes Vertrags- / Dokumentenmanagement!
Das professionelle Verwalten von Verträgen / Dokumenten / Vorgängen und Fällen stellt die Weiterentwicklung in Richtung eines proaktiven, entscheidungs- und risikoorientierten Vertragsmanagements über alle Stadien eines Vertrages / Dokumentes dar. So werden Sie z.B. proaktiv per Mail über Termine informiert. Dabei können Sie individuelle Erinnerungsfunktionen hinterlegen, wie z.B. die Vorwarnung, dass ein Vertrag demnächst gekündigt werden kann. Reagieren Sie nicht, verlängert sich der Vertrag automatisch und das Vorwarndatum wird für die nächste Kündigungsmöglichkeit neu berechnet.
Durch zusammengefasste Verträge besteht die Notwendigkeit, bestehende Verträge zu trennen und organisatorisch getrennt aufzubewahren.
Kündigungsfristen (z.B. für Preisanpassungen) sind zu beachten.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind zu beachten
Service-Level von Verträgen sind zu überwachen, insbesondere deren kostenrelevante Auswirkungen.
Geschuldete Leistungen, insbesondere von Lieferanten sind zu überwachen.
Rechtliche Änderungen sind in Verträgen zu berücksichtigen.
Betroffene Mitarbeiter müssen jederzeit Zugriff auf Verträge / Dokumente haben.
Verträge / Dokumente müssen schnell hinterlegbar via Scanner und verfügbar sein
Stichwortsuche über alle Vertrags- / Dokumenteninhalte.
Neue Verträge müssen effizient erstellt werden können.
Vertragsversionen müssen zentral verfügbar sein, dennoch über
Zugriffsrechte beschränkt werden können.
Vermeidung der Unwirksamkeit von Verträgen oder Vertragsteilen.
Vermeidung der Einrede für die Verjährung seitens des Vertragspartners.
Vermeidung von Verzugsschäden durch rechtzeitige Erfüllung der eigenen Vertragspflichten.
Vermeidung der Inanspruchnahme wegen Schlechterfüllung durch stringente Vertrags- und Leistungskontrolle,
Vermeidung der persönlichen Haftung der Geschäftsführung.
Revisionssichere Ablage.
Das sind nur einige Beispiele, die die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen / Dokumenten als zentralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit und somit des Risikopotentials eines Unternehmens aufzeigt. Schnell wird klar, dass das bloße Speichern von Verträgen / Dokumenten nicht reicht.
Entscheidend ist:
die strukturierte Erfassung der wesentlichen Inhalte von Verträgen / Dokumenten auf einen Blick.
automatische Fristenkontrolle
Wiedervorlage
Datenüberwachung mit automatischer Rückmeldung.
Sicherungen von Vertraulichkeit und die Zuteilung individueller Eingabe-, Lese- und Schreibberechtigungen mit Zugangsrechteverwaltung.
… GO ON – eAkte unterstützt unsere Standesbeamten bei allen Vorgängen, für die sie nach dem Personenstandsgesetz zuständig sind. Standesämter stehen dabei vor der Herausforderung, dass viele Dokumente mit sehr langen Aufbewahrungsfristen (bis zu 110 Jahre) belegt sind. Dies gilt nicht nur für Dokumente des Personenstandsregisters, sondern auch für die relevanten Schriftstücke, die sie für…
… Wir wissen gar nicht mehr, wie wir das früher alles überwacht haben. Wir haben lange nach einer Lösung gesucht. Entweder war es zu teuer oder wir konnten unsere Vorstellungen nicht abbilden. In der Vertragssoftware GO ON kann man alles individuell einstellen und erhält dann auch die Meldungen, die wir benötigen. Gut sind auch die…
…Alle Versicherungsverträge, Wartungsverträge, die zeitkritisch sind, werden nun sehr einfach über das Vertragsmanagement von GODO verwaltet. Früher wurde viel vergessen. Seitdem wir nun durch die Software erinnert werden, läuft es richtig gut und das für kleines Geld.
+49 2131 / 29847 - 0