Verträge / Dokumente / Vorgänge / Fälle sind die Verbindung Ihres Unternehmens zu Ihren Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Kreditgebern und allen sonstigen Dienstleistern. Das betrifft z.B. Arbeits-, Wartungs-, Miet-, Leasing-, Versicherungs-, Strom-, Gesellschaftsverträge wie auch Satzungen, Rezepte, Bedienungsanleitungen, UVV-Verträge, Überwachung gem. Medizinproduktegesetz, Rechnungen, Mahnungen und vieles mehr.
Wenn Sie kurz nachdenken, werden Sie selber überrascht sein, wie viele Vertragsarten / Dokumente / Vorgänge / Fälle es gibt und was das an Papiermengen sind. Wenn gesetzliche Vorgaben von Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden, müssen die Papierberge ja auch irgendwo gelagert werden.
Unverzichtbar ist das Verwalten dieser Verträge / Dokumente / Vorgänge / Fälle. Das bloße Ablegen von Verträgen / Dokumenten in Ordnern bzw. die statische Erfassung in Excel-Tabellen, Explorerverzeichnissen, "Findern" und ähnliche Techniken ist uneffektiv, teuer und zum Schluss auch gefährlich, wenn Unterlagen nicht mehr auffindbar sind.
Unverzichtbar ist daher ein spezielles und professionell auf Sie zugeschnittenes Vertrags- / Dokumentenmanagement!
Das professionelle Verwalten von Verträgen / Dokumenten / Vorgängen und Fällen stellt die Weiterentwicklung in Richtung eines proaktiven, entscheidungs- und risikoorientierten Vertragsmanagements über alle Stadien eines Vertrages / Dokumentes dar. So werden Sie z.B. proaktiv per Mail über Termine informiert. Dabei können Sie individuelle Erinnerungsfunktionen hinterlegen, wie z.B. die Vorwarnung, dass ein Vertrag demnächst gekündigt werden kann. Reagieren Sie nicht, verlängert sich der Vertrag automatisch und das Vorwarndatum wird für die nächste Kündigungsmöglichkeit neu berechnet.